Как учреждению и поставщику подписывать акт приемки (ф. 0510452)

Зачем нужен

Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) применяют все учреждения с 2024 года, чтобы оформить приемку товаров, работ, услуг, закупка которых не проходит через ЕИС, например, по Закону № 223-ФЗ

Как составить

Акт (ф. 0510452) формирует ответственное лицо из приемочной комиссии на основании документов, подтверждающих поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, например, товарная накладная, акт выполненных работ. Акт формируйте на дату, когда поставщик доставил товар, исполнитель выполнил работу или оказал услугу. Акт составляйте на все материалы, закупка которых не проходит через ЕИС, в том числе на товары до 100 000 руб.

В заголовочной части в строке «Основание приемки товаров, работ, услуг» укажите контракт или договор, а в кодовой зоне – его номер, дату и идентификатор госконтракта. В строке «Документ об отгрузке» укажите документ, по которому принимаете товар, работу или услугу: товарная или транспортная накладная, акт выполненных работ или услуг. Если при приемке есть недостатки, укажите это в графе 18 раздела 4 «Сведения о приемке товаров, работ, услуг» и заполните раздел 5 «Сведения о количественном и качественном расхождении при приемке товаров, работ, услуг». 

Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) подписывает ответственный сотрудник, который принял товары, работы, услуги, и члены приемочной комиссии простой ЭП. Председатель комиссии подписывает акт ЭЦП.

Важная деталь

Руководитель должен подписывать акт приемки
(ф. 0510452) только после поставщика

Подписи со стороны учреждения

Ответственным за формирование документа назначьте члена приемочной комиссии или иного уполномоченного сотрудника учреждения. Акт приемки (ф. 0510452) оформляйте на основании данных документов, которыми контрагент подтвердил поставку товаров, выполнение работ, услуг. Какими подписями должны подписывать акт приемки (ф. 0510452) представители заказчика, смотрите в таблице выше. Учреждение не имеет права направить акт приемки (ф. 0510452) поставщику для его подписания после того, как этот документ утвердит руководитель учреждения. Такой порядок не соответствует положениям приказа № 61н (письмо Минфина от 14.03.2024 № 02-06-09/23030).

Уполномоченные на подписание акта	Вид подписи
Сотрудник, отвечающий за приемку	ЭП
Уполномоченный сотрудник заказчика*	ЭЦП
Председатель комиссии	ЭЦП
Члены комиссии	ЭП
Руководитель учреждения-заказчика	ЭЦП

Подписи со стороны поставщика

Со стороны поставщика Акт приемки (ф. 0510452) подписывает представитель контрагента или представитель незаинтересованной стороны. Если поставщик не может поставить подпись в Акте приемки (ф. 0510452), то направьте ему по электронной почте скан-копию Акта приемки (ф. 0510452), который подписан с вашей стороны. Для этого нужно закрепить в договоре не только порядок приемки, оформления акта, но и порядок уведомления поставщика о приемке товара без его подписи в Акте приемки (ф. 0510452).

Если в договоре прописан порядок уведомления поставщика о приемке, ждать копию Акта приемки (ф. 0510452) с его подписью необязательно. Чтобы провести в учете хозоперации по приемке, достаточно просто уведомить поставщика о приемке по электронной почте. Такой вариант возможен, если при приемке товара со стороны учреждения нет претензий и расхождений. Об этом разъяснил Минфин в письме от 25.07.2024 № 02-07-07/69598.