Обмен электронными Актами о приеме-передаче не финансовых активов (ф. 0510448)

Обмен электронными Актами о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448)

Нормативное регулирование

Унифицированная форма электронного документа Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448) и Методические указания по ее формированию и применению, далее – Методические указания, утв. приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н в редакции от 28.06.2022 № 100н.

Согласно пункту 64.1 Методических указаний Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448), далее — Акт о приеме-передаче (ф. 0510448), Акт, применяется организациями бюджетной сферы в целях безвозмездной передачи (поступления) объектов нефинансовых активов, капитальных вложений, в том числе при централизованном снабжении, при передаче имущества в государственную (муниципальную) казну, при изъятии органом, осуществляющим полномочия собственника государственного (муниципального) имущества, объектов нефинансовых активов.

Разделы 1 — 3 Акта о приеме-передаче (ф. 0510448) формируются ответственным лицом передающей стороны и подписываются простой ЭП (п. 64.1 Методических указаний). Раздел 4 «Сведения о принятых объектах нефинансовых активов» формируется принимающей стороной (п. 64.6 Методических указаний).

Таким образом, Акт оформляется в двустороннем порядке.

К Акту приема-передачи (ф. 0510448) в обязательном порядке прилагаются следующие подтверждающие документы (п. 64.7 Методических указаний):

выписка из реестра имущества об объекте (группе объектов) имущества, по которым ведется реестр имущества;
выписка из Единого Государственного Реестра Недвижимости (ЕГРН);
копии инвентарных карточек;
копии карточек капитальных вложений при передаче объектов незавершенного строительства.

Согласно пункту 64.8 Методических указаний

«Информацию о сданных и принятых объектах нефинансовых активов, подписывают ответственные лица, передающей и принимающей стороны. Акт о приеме-передаче (ф. 0510448) подписывается принимающей стороной, членами Комиссии простой ЭП, председателем Комиссии ЭЦП.

Акт о приеме-передаче (ф. 0510448) утверждается руководителями учреждений (уполномоченными лицами) отправителя и получателя с применением ЭЦП.»

Бизнес-процесс «Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448)», размещенный на сайте Федерального казначейства по адресу: https://roskazna.gov.ru/dokumenty/tsentralizovannyy-byudzhetnyy-uchet-i-otchetnost/normativnye-pravovye-akty/?year=2022&month=10, описывает обмен бумажными и электронными документами между Отправителем и Получателем нефинансовых активов (далее — НФА).

Концепция обмена электронными Актами приема-передачи (ф. 0510448) в редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»

Обмен электронными Актами использует стандартные механизмы обмена произвольными электронными документами через операторов ЭДО и позволяет контрагентам, использующим «1С:Бухгалтерию государственного учреждения 8» редакция 2 актуальной версии ПРОФ или КОРП, далее—БГУ2, обмениваться структурированными электронными документами.

Общая схема обмена электронными Актами в БГУ2 выглядит следующим образом:

На стороне Отправителя из документа передачи НФА формируется внутренний электронный документ Акта (шаг 1), в котором заполнены сведения отправителя (шапка и разделы 1-3).

Предварительно должна быть включена и настроена подсистема внутреннего ЭДО.

После подписания внутреннего электронного Акта на основании документа передачи вводится документ Исходящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА (шаг 2), формируется внешний электронный документ и направляется Получателю через оператора ЭДО (шаг 3). Производится стандартный обмен с контрагентом-Получателем НФА электронными документами с подтверждением получения (шаги 4-8).

На стороне Получателя по данным входящего электронного документа создается и заполняется документ учета НФА (шаг 9), после чего средствами внутреннего ЭДО формируется ответный Акт (шаг 10), в котором заполнены сведения Отправителя (шапка и разделы 1-3) и сведения Получателя (часть шапки, раздел 4 и сведения о комиссии).

После подписания внутреннего электронного ответного Акта на основании документа принятия к учету создается документ Исходящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА (шаг 11) и формируется внешний электронный документ и направляется Отправителю через оператора ЭДО (шаг 12).

Для ответного Акта производится стандартный обмен с контрагентом-отправителем НФА электронными документами с подтверждением получения (шаги 13-17). На стороне Отправителя входящий ответный документ связывается с исходящим первоначальным документом.

По окончании обмена обе стороны могут сформировать представление Акта о приеме-передаче (ф. 0510448), в котором будут заполнены сведения из электронных документов и визуализированы штампы электронных подписей должностных лиц каждой стороны.

В качестве документов-оснований для электронных документов внешнего ЭДО в БГУ2 используются документы:

Исходящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА;
Входящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА.

Документы хранятся в журнале Внутриведомственные, межведомственные и межбюджетные расчеты (раздел Учет и отчетность).

Рассмотрим обмен электронными Актами о приеме-передаче объектов НФА на условном примере.

Для обмена Актами потребуется выполнить включение и настройку подсистемы внутреннего ЭДО.

В данной статье рассматривается пример оформления внутренних электронных документов для версии ПРОФ БГУ2. В версии КОРП порядок оформления внутренних электронных документов отличается, однако концепция обмена электронными Актами о приеме-передаче аналогична.

Прием-передача объектов основных средств, НМА, НПА, БА

Подготовка и отправка документа на стороне Отправителя

На стороне Отправителя следует оформить выбытие объектов НФА документом Передача объектов ОС, НМА, НПА, сформировать и подписать внутренний электронный документ Акт о приеме-передаче НФА (ф. 0510448) (61н ред. 100н) (шаг 1 общей схемы обмена). В реквизите Первичный документ необходимо указать «Акт о приеме-передаче НФА (ф.0510448) (61н ред. 100н)».

Для передачи файлов подтверждающих документов (п. 64.7 Методических указаний) в документе Передача объектов ОС, НМА, НПА на закладке Дополнительно следует перейти по ссылке «Сведения для электронного акта по ф.0510448». В результате откроется форма добавления файлов (только типа PDF). По кнопке Добавить следует добавить файлы приложений к Акту с диска или из присоединенных к документу файлов.

Для каждого файла необходимо указать Наименование документа и Вид сведений выбором из следующих значений:

Выписка из реестра имущества об объекте;
Выписка из ЕГРН;
Копии инвентарных карточек;
Копии карточек капитальных вложений;

Для сохранения данных о приложениях к Акту следует нажать кнопку Сохранить.

После редактирования списка приложенных файлов ссылка изменит наименование – добавится информация о количестве приложений.

После записи и проведения документа необходимо сформировать внутренний электронный документ Акт о приеме-передаче НФА (ф.0510448) (61н ред. 100н).

Настройки внутреннего ЭДО для документа «Передача объектов ОС, НМА, НПА»

С помощью команды Просмотреть электронный документ из подменю Внутр. ЭДО необходимо вызвать формирование внутреннего электронного документа Акт о приеме-передаче НФА (ф.0510448) (61н ред. 100н).

В результате выполнения команды будет сформирован новый документ.

Следует указать Маршрут подписания (шаг 1) и отправить документ по нему (кнопка Подписать или Записать) (шаг 2).

После подписания внутреннего электронного документа ответственным лицом и руководителем на основании документа Передача объектов ОС, НМА, НПА следует ввести документ Исходящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА (шаг 2 общей схемы обмена), записать, провести и сформировать внешний электронный документ Акт о приеме-передаче объектов НФА.

В документе Исходящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА по ссылке «Акт о приеме-передаче НФА (ф.0510448) (61н ред. 100н)» можно просмотреть представление внутреннего электронного документа Отправителя.

При необходимости можно ввести сопроводительный текст в поле Пояснение к акту.

Документ следует записать и провести.

Для отправки внешнего электронного документа Получателю следует использовать команду Просмотреть электронный документ из подменю ЭДО.

В результате будет показано представление внешнего электронного документа, аналогичное внутреннему электронному документу.

Представление и сам электронный документ содержат сведения об электронных подписях должностных лиц Отправителя.

Для подписания и отправки документа необходимо нажать кнопку Подписать и отправить.

В рамках обмена электронными документами с контрагентом необходимо выполнить шаги 3-8 общей схемы обмена.

Получение входящего Акта о приеме-передаче (ф. 0510448), подготовка и отправка ответного документа на стороне Получателя

На стороне Получателя НФА для получения электронного Акта следует воспользоваться обработкой Текущие дела ЭДО.

В форме представления полученного электронного Акта следует проверить документ и утвердить по кнопке Утвердить. Для отправки Отправителю уведомления о получении необходимо после утверждения подписать и отправить соответствующий электронный документ по кнопке Подписать и отправить. В случае, если обнаружена ошибка, препятствующая отражению электронного документа в учете, следует нажать кнопку Отклонить.

Для создания документа программы на основании входящего электронного документа следует перейти по ссылке «Создать «Акт о приеме-передаче объектов НФА»».

В результате будет создан документ Входящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА. Необходимо открыть его форму, перейдя по ссылке.

Одновременно с документом входящего акта создаются элементы справочников Номенклатура и Основные средства, НМА, НПА.

В настройках ЭДО БГУ можно определить специальные группы (Группа для новых объектов основных средств и Группа для новой номенклатуры), где будут создаваться новые элементы, а в случае, если отправитель и получатель ведут учет материальных запасов в одном справочнике Номенклатура, следует включить флаг Используется общий справочник номенклатуры.

На закладке Общие сведения представлен список файлов — приложений к Акту. Можно открыть файл для просмотра в сторонней программе, перейдя по ссылке в колонке Наименование файла.

На закладке Переданные НФА показан список объектов НФА, которые переданы по Акту. Значения в колонке НФА у получателя списка НФА заполнены элементами из справочника Основные средства, НМА, НПА БГУ2 Получателя, которые созданы автоматически по данным из электронного документа.

Оформление принятия к учету переданных объектов НФА

На основании документа Входящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА следует ввести документ Принятие к учету объектов ОС, НМА, НПА для переданных объектов основных средств, НМА, НПА, БА (шаг 9 общей схемы обмена).

В результате будет создан новый документ Принятие к учету объектов ОС, НМА, НПА, который частично заполнен.

По кнопке Заполнить по эл. акту ф.0510448 на закладке Основные средства, НМА, НПА по данным полученного электронного Акта автоматически создаются инвентарные номера ОС на стороне Получателя и заполняются сведения об ограничениях (обременениях), содержании драгоценных материалов, паспортов транспортных средств, сведений кадастрового учета и прослеживаемости.

Если имущество передано во временное пользование и необходимо видеть инвентарный номер имущества у отправителя, то в списке инвентарных номеров и списке выбора инвентарных номеров можно настроить видимость этой информации.

Для настройки следует открыть список инвентарных номеров (раздел ОС, НМА, НПА — Инвентарные номера ОС, НМА, НПА) и воспользоваться командой Изменить форму из подменю Еще.

Для инвентарного номера необходимо нажать кнопку Добавить поля (шаг 1), включить флаг для поля Инвентарный номер ОС отправителя (шаг 2), кнопку ОК на форме выбора поля (шаг 3), кнопку ОК формы настройки формы документа (шаг 4).

В результате на форме появится новое поле Инвентарный номер ОС отправителя.

Подробнее про возврат имущества отправителю в разделе Прием-передача объектов НФА при возврате имущества.

При необходимости на закладке Дополнительно можно указать приложенные документы, которые будут визуализированы в представлении внутреннего документа Акта, войдут в состав ответного электронного документа и будут получены Отправителем.

На закладке Комиссия следует заполнить сведения о комиссии, которая принимает НФА со стороны Получателя.

После заполнения документ необходимо записать, провести.

Настройки внутреннего ЭДО для документа «Принятие к учету объектов ОС, НМА, НПА»

На стороне Получателя для документа принятия к учету в настройках внутреннего ЭДО должна быть включена печатная форма Ответный Акт о приеме-передаче НФА (ф. 0510448) (61н, ред. 100н).

С помощью команды Просмотреть электронный документ из подменю Внутр. ЭДО необходимо вызвать формирование внутреннего электронного документа Ответный Акт о приеме-передаче НФА (ф.0510448) (61н ред. 100н) (шаг 10 общей схемы обмена).

В результате выполнения команды будет сформирован новый документ. Следует указать Маршрут подписания (шаг 1) и отправить документ по нему, нажав кнопку Подписать или Записать (шаг 2).

После подписания внутреннего электронного документа ответственным лицом, председателем и членами комиссии, руководителем организации-Получателя НФА на основании документа Принятие к учету объектов ОС, НМА, НПА следует ввести документ Исходящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА, записать, провести и сформировать ответный внешний электронный документ Акт о приеме-передаче объектов НФА (шаг 11 общей схемы обмена).

При необходимости можно ввести сопроводительный текст в поле Пояснение к ответному акту.

Документ следует записать и провести.

Для отправки внешнего электронного документа Отправителю следует записать документ (шаг 1) и использовать команду Просмотреть электронный документ из подменю ЭДО (шаги 2-3).

В результате будет показано представление внешнего электронного документа, аналогичное внутреннему электронному документу. Представление и сам электронный документ содержат сведения об электронных подписях должностных лиц Получателя.

Для подписания и отправки документа по внешнему ЭДО необходимо нажать кнопку Подписать и отправить.

В рамках обмена электронными документами с контрагентом необходимо выполнить шаги 12-17 общей схемы обмена.

Получение входящего ответного Акта о приеме-передаче (ф. 0510448) на стороне Отправителя

На стороне Отправителя НФА для получения электронного Акта следует воспользоваться обработкой Текущие дела ЭДО.

В форме представления полученного электронного Акта следует проверить документ и утвердить по кнопке Утвердить.

Для отправки Получателю уведомления о получении необходимо после утверждения подписать и отправить соответствующий электронный документ по кнопке Подписать и отправить.

В случае если обнаружена ошибка, препятствующая отражению электронного документа в учете, следует нажать кнопку Отклонить.

В результате будет создан документ Входящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА.

Необходимо открыть его форму, перейдя по ссылке.

В реквизите Исходящий акт указан документ-основание для первоначального электронного Акта Отправителя. На закладке Принятые НФА заполнен перечень объектов НФА и сведения о них из раздела 4 Акта ответного документа, который пришел от Получателя.

После того, как состояние документа Входящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА изменится на Завершен, обмен электронными Актами о приеме-передаче (ф. 0510448) считается завершенным.

Прием-передача объектов капитальных вложений в основные средства

Сценарий обмена электронными Актами о приеме-передаче объектов НФА аналогичен сценарию для передачи ОС, НМА, НПА и БА, за исключением того, что Отправитель на этапе оформления документа передачи указывает Вид передачи – «Передача кап. вложений (106)»,

а Получатель на этапе оформления принятия к учету переданных объектов НФА на основании документа Входящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА вводит документ Поступление ОС, НМА, НПА для оформления ответного электронного Акта.

Начиная с релиза 2.0.97.34, в документе Поступление ОС, НМА, НПА на закладке Капитальные вложения по кнопке Заполнить по эл. акту ф.0510448 для полученных объектов капитальных вложений заполняются сведения кадастрового учета и паспортов транспортного средства, если они переданы отправителем.

Прием-передача материальных запасов

Сценарий обмена электронными Актами о приеме-передаче материальных запасов аналогичен сценарию для передачи ОС, НМА, НПА и БА, за исключением того, что Отправитель на этапе оформления документа передачи в качестве документа передачи материальных запасов создает документ Накладная на отпуск материалов на сторону указывает Вид движения – «Передача на сторону», Счет учета — «105.00, 113.00. Материальные запасы, Биологические активы»,

а Получатель на этапе оформления принятия к учету переданных объектов НФА на основании документа Входящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА вводит документ Поступление МЗ (Счет учета — «105.00, 113.00. Материальные запасы, Биологические активы») для оформления ответного электронного Акта.

Если учреждение-отправитель и учреждение-получатель ведут учет в одной информационной базе и используют единый справочник Номенклатура (новые элементы справочника Номенклатура не должны создаваться для входящих электронных документов), то необходимо в настройках ЭДО БГУ включить флаг Используется общий справочник номенклатуры.

Прием-передача вложений в материальные запасы

Сценарий обмена электронными Актами о приеме-передаче вложений в материальные запасы аналогичен сценарию для передачи ОС, НМА, НПА и БА, за исключением того, что Отправитель на этапе оформления документа передачи в качестве документа передачи вложений в материальные запасы создает документ Накладная на отпуск материалов на сторону указывает Вид движения – «Передача на сторону», Счет учета — «106.00.Вложения в нефинансовые активы»,

а Получатель на этапе оформления принятия к учету переданных вложений в материальные запасы на основании документа Входящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА вводит документ Поступление МЗ (Счет учета — «106.00.Вложения в нефинансовые активы») для оформления ответного электронного Акта.

Прием-передача объектов основных средств, НМА, НПА — имущества казны

Сценарий обмена электронными Актами о приеме-передаче объектов имущества казны аналогичен сценарию для передачи ОС, НМА, НПА и БА, за исключением того, что Отправитель на этапе оформления документа передачи в качестве документа передачи объектов НФА создает документ Передача объектов ОС, НМА, НПА (Имущество казны) и указывает Вид передачи – «Внутриведомственная или безвозмездная передача»,

а Получатель на этапе оформления принятия к учету переданных объектов НФА на основании документа Входящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА вводит документ Принятие к учету объектов ОС, НМА, НПА (Имущество казны) (Вид поступления — «Поступление») для оформления ответного электронного Акта.

Прием-передача объектов капитальных вложений в основные средства, НМА, НПА — имущество казны

Сценарий обмена электронными Актами о приеме-передаче вложений в имущество казны аналогичен сценарию для передачи ОС, НМА, НПА и БА, за исключением того, что Отправитель на этапе оформления документа передачи в качестве документа передачи вложений в имущество казны создает документ Передача объектов ОС, НМА, НПА (Имущество казны) и указывает Вид передачи – «Передача кап. вложений (106)»,

а Получатель на этапе оформления принятия к учету переданных объектов НФА на основании документа Входящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА вводит документ Поступление ОС, НМА, НПА (Имущество казны) для оформления ответного электронного Акта.

Начиная с релиза 2.0.97.34, в документе Поступление ОС, НМА, НПА (Имущество казны) на закладке Капитальные вложения по кнопке Заполнить по эл. акту ф.0510448 для полученных объектов капитальных вложений в имущество казны заполняются сведения кадастрового учета и паспортов транспортного средства, если они переданы отправителем.

Прием-передача материальных запасов — имущества казны

Сценарий обмена электронными Актами о приеме-передаче материальных запасов — имущества казны аналогичен сценарию для передачи ОС, НМА, НПА и БА, за исключением того, что Отправитель на этапе оформления документа передачи в качестве документа передачи объектов НФА создает документ Накладная на отпуск материалов на сторону (Имущество казны) указывает Вид движения – «Передача на сторону»,

а Получатель на этапе оформления принятия к учету переданных объектов НФА на основании документа Входящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА вводит документ Поступление МЗ (Имущество казны) для оформления ответного электронного Акта.

Прием-передача объектов НФА при возврате имущества

Начиная с релиза 2.0.97.34 БГУ2 перед формированием и отправкой электронного Акта ф.0510448 при возврате имущества, которое ранее было получено от учреждения-контрагента, в документе Исходящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА следует устанавливать флаг Возврат НФА. В этом случае на стороне получателя — собственника имущества для передающихся по акту основных средств, инвентарных номеров и номенклатуры не будут созданы повторно карточки (новые элементы соответствующих справочников), а будут найдены и сопоставлены существующие элементы соответствующих справочников программы.

Представление Акта о приеме-передаче (ф. 0510448) со штампами электронных подписей всех сторон

После завершения обмена электронными Актами можно сформировать заполненное сведениями обеих сторон со штампами электронных подписей должностных лиц Отправителя и Получателя представление Акта (ф. 0510448) с помощью команды печати Акт о приеме-передаче объектов НФА (ф.0510448) документа Исходящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА на каждой стороне.

Сформированная печатная форма будет содержать сведения подписанных электронных Актов Отправителя и Получателя, для которых завершен ЭДО и штампы электронных подписей должностных лиц каждой стороны для внутренних электронных документов.