ККТ — Поддержка работы операционных касс с использованием ККТ-онлайн

Поддержка работы операционных касс с использованием ККТ-онлайн в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»

В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт организации – продавцы обязаны формировать в момент оплаты кассовые чеки на бумажном носителе и (или) в электронной форме, далее — печать чека, и выдавать (отправлять) их покупателю (пункт 2 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Новые требования расширили состав обязательных реквизитов кассового чека и усложнили процедуру оформления чека при реализации товаров, работ и услуг.

В связи с этим возникла потребность в функционале программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», который упростил бы оформление розничных продаж товаров, работ, услуг за наличный расчет и расчет по пластиковым картам.

Оформление таких продаж, как правило, происходит в операционных кассах, которые не являются кассами учреждения и, по сути, представляют собой место оформления розничной реализации и оплаты, где скорость оформления продажи является одним из основных факторов. Поэтому работа кассира в операционной кассе должна быть сведена к заполнению минимального количества информации, необходимого для оформления чека ККМ.

Для упрощения работы кассира-операциониста по оформлению продаж за наличный расчет и при оплате платежными картами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» предназначена подсистема Операционная касса (меню «Касса – Операционная касса»).

В подсистеме действия кассира-операциониста по оформлению продаж отделены от действий по отражению результатов продаж в бухгалтерском учете, что позволило исключить ввод неспецифичной для кассира-операциониста информации.

Работа кассира-операциониста ограничивается заполнением только той информации, которая необходима для формирования чека ККМ.

Подсистема Операционная касса включает следующие объекты конфигурации:

документ Чек ККМ;
документ Чек ККМ на возврат;
документ Отчет по кассовой смене;
журнал документов Рабочее место кассира-операциониста;
справочник Прейскурант;
справочник Статьи аналитики оплаты чека ККМ;
справочник Скидки (наценки);

Порядок работы кассира-операциониста в программе

Весь процесс работы кассира-операциониста состоит из четырех этапов:

Для формирования и печати чеков должна быть выполнена интеграция программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» с контрольно-кассовой техникой.

Порядок настройки подключения оборудования описан в статье «Настройка интеграции программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8″ с ККТ с онлайн-передачей данных оператору фискальных данных».

Открытие кассовой смены

Для открытия кассовой смены следует открыть список документов Кассовые смены из формы журнала Рабочее место кассира-операциониста по кнопке Кассовые смены (шаг 1) и в открывшейся форме нажать кнопку Открыть смену (шаг 2).

Заполнение, проверка заполнения реквизитов формы журнала «Рабочее место кассира-операциониста»

Этот этап работы кассира заключается в проверке заполнения реквизитов Учреждение, Кассовая смена и группы реквизитов Параметры вводимых чеков ККМ, установленных в журнале документов Рабочее место кассира-операциониста.

Реквизиты группы Параметры вводимых чеков ККМ (Касса ККМ, Эквайринговый терминал, Шаблон параметров договора эквайринга, Параметры договора платежного агента) заполняют одноименные реквизиты документов Чек ККМ и Чек ККМ на возврат при их создании.

Заполнение реквизитов группы Параметры вводимых чеков ККМ в форме журнала избавит кассира от необходимости их заполнения в каждом документе.

Реквизит Тип цены определяет тип цены, которая ведется для реализуемой номенклатуры и значение которой будет по умолчанию подставляться при подборе товаров в документ.

Флажок Сумма включает НДС определяет порядок расчета суммы НДС — «сверху» или «в том числе». Состояние флажка автоматически устанавливается при выборе типа цены.

Реквизиты Тип цены и Сумма включает НДС также являются реквизитами вводимых кассиром документов Чек ККМ и Чек ККМ на возврат.

Текущая работа по оформлению продаж — пробитию чеков ККМ

Текущая работа кассира заключается во вводе и заполнении документов Чек ККМ и Чек ККМ на возврат при оформлении продаж за наличный расчет и при оплате платежными картами.

Закрытие кассовой смены

Для закрытия кассовой смены следует открыть список документов Кассовая смена из формы журнала Рабочее место кассира-операциониста по кнопке Кассовые смены и в открывшейся форме нажать кнопку Закрыть смену.

Документы кассира-операциониста Кассовая смена, Чек ККМ, Чек ККМ на возврат при проведении через драйвер взаимодействуют с торговым оборудованием, которое для корректной работы требует определенной настройки. О порядке подключения и настройки контрольно-кассовой техники – в статье Настройка интеграции программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» с ККТ с онлайн-передачей данных оператору фискальных данных.

Далее, по окончании кассовой смены вводится документ Отчет по кассовой смене, который аккумулирует данные документов Чек ККМ и Чек ККМ на возврат, оформленных в течение одной кассовой смены. На основании Отчета по кассовой смене можно создать и отразить в учете документы поступления денежных средств и реализации ТМЦ, работ, услуг.

Состав объектов подсистемы «Операционная касса» и их назначение

Справочник «Статьи аналитики оплаты чека ККМ»

В справочнике ведется список именованных статей бюджетной классификации, которые используются для отражения результатов работы кассовой смены в бухгалтерском учете.

Начисление доходов от реализации отражается в учете операцией:

Д-т КПС.КФО.205.31, К-т КПС.КФО.401.10.КЭК,

а поступление оплаты:

Д-т 201.хх, К-т КПС.КФО. 205.31,

Д-т КПС.КФО.17.хх.КЭК

В этих операциях КПС, КФО и КЭК, по умолчанию, подставляются из справочника.

Значение реквизита КЭК соответствует КОСГУ кассовой операции. Т.е. при реализации материалов следует указывать код 440, для товаров – 130.

Реквизиты Код цели, Код мероприятия, Доп. классификация, Направление деятельности — возможная дополнительная аналитика счета 410.10. Если какие-либо из указанных субконто есть на счете 410.10, следует заполнить значение соответствующего реквизита.

Справочник «Прейскурант»

Справочник содержит список номенклатуры, реализуемой через операционные кассы.

Справочник Прейскурант предназначен для хранения номенклатуры розничных продаж и статей аналитики оплаты чека ККМ, по которым доходы от продаж отражаются в учете.

Справочник содержит ссылку на учреждение (элемент справочника Учреждение), что позволяет при централизованном учете для каждого учреждения вести свой прейскурант товаров, работ, услуг.

Справочник содержит ссылку на номенклатуру из справочника Номенклатура.

В качестве наименования элемента справочника Прейскурант (реквизит Номенклатура) выводится название выбранной позиции справочника Номенклатура. При необходимости название может быть изменено.

В реквизитах Наименование для ККМ, Ставка НДС, Цены выводятся для информации значения, заданные в выбранной позиции справочника Номенклатура, не подлежат изменению.

Если полное наименование превышает максимальную допустимую длину наименования для оборудования ККТ, наименование для чека ККМ можно задать в реквизите Наименование для ККМсправочника Номенклатура.

Реквизит Статья аналитики оплаты содержит ссылку на справочник Статьи аналитики оплаты чека ККМ.

Количество по умолчанию – количество, которое будет по умолчанию подставляться при подборе товаров в документе Чек ККМ. При выполнении подбора это значение можно будет изменить, если реально реализуемое количество не совпадает со значением по умолчанию.

Справочник «Скидки (наценки, ограничения)»

Справочник Скидки (наценки, ограничения) предназначен для хранения сведений о скидках (льготах) для отдельных категорий розничных покупателей.

Для каждого учреждения ведется свой список скидок (наценок, ограничений).

Наименование — условное наименование скидки.

Параметры расчета скидки

Способ предоставления – определяет способ расчета скидки. Скидка рассчитывается от цены товара. Реквизит может принимать значения:

Процент – скидка рассчитывается как процент от цены товара. Значение процента указывается в реквизите Значение.
Сумма – определяет абсолютную величину скидки (наценки), указанную в реквизите Значение.

Порядок округления скидки

Округлять сумму скидки – правило округления скидки. Может принимать значения:

Нет – округление производится до одной копейки стандартным образом.
До рубля в большую сторону – округление производится до рубля и всегда в большую сторону.
Согласно настройкам – округление производится по правилу, указанному в реквизите Округлять 1,5 до, с точностью, указанной в реквизите Количество знаков дробной части.

Настройки действия скидки

Статус действия – определяет, действует скидка или нет. Может принимать одно из двух значений Действует или Отменена. Если значение реквизита Отменена, то скидка не действует независимо от установленного периода (Начало действия, Окончание действия).

Начало действия, Окончание действия – задают период действия скидки. Период работает, только если в реквизите «Статус действия» установлено значение Действует.

Значения реквизитов этой группы определяют видимость скидки в форме выбора при ее выборе в документе Чек ККМ.

Таблица «Получатели»

В таблице можно указать контрагентов, на которых эта скидка распространяется.

Если в таблице указаны пользователи, то при подборе товара в документе Чек ККМ, выписываемого на контрагента, указанного в таблице, будут автоматически применяться скидки, в которых он указан. Скидки будут применяться с учетом значения реквизитов Настройки действия скидки, т.е. только действующие на момент оформления документа.

Справочник «Кассы ККМ»

Элемент справочника Касса ККМ можно ассоциировать с денежным ящиком контрольно-кассовой машины.

Закладка «Основные параметры»

Электронный чек (Email) передается программой «1С» — включает / выключает передачу электронного чека покупателю по электронной почте.

Если флажок выключен, то программа не будет пытаться переслать электронный чек. Если включен – то программа попытается отправить электронный чек покупателю.

Если в документе, в котором пробивается чек (например, Чек ККМ), указать адрес электронной почты, то даже при выключенном флажке Электронный чек (Email) передается программой «1С«, адрес будет передан с данными чека ОФД, и уже ОФД оправит электронный чек покупателю.

Подробнее о настройке отправки электронного чека покупателю по электронной почте смотрите здесь.

Группа реквизитов Сведения о ККМ содержит реквизиты, которые выводятся в печатную форму чека.

Флажок Выводить контрагента в товарную позицию чека ККМ при отсутствии товарной части в документах ПКО и РКО предназначен для настройки порядка формирования текста в товарной позиции чека ККМ при его пробитии из документов Приходный кассовый ордер (ПКО) и Расходный кассовый ордер (РКО).

Если флажок включен, и в документе Приходный кассовый ордер (Расходный кассовый ордер) на закладке Чек ККМ не заполнена таблица документов реализации, то текст в товарной позиции чека будет:

для документа Приходный кассовый ордер : «Принято от: <ПринятоОт> Основание: <Основание>«,
где <ПринятоОт> — значение реквизита Принято от, а <Основание> — значение реквизита Основание.
для документа Расходный кассовый ордер:»Выдать: <Выдать> Основание: <Основание>«,
где <Выдать> — значение реквизита Выдать, а <Основание> — значение реквизита Основание.

Если флажок выключен, то для обоих документов Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер текст в товарной позиции чека будет <Основание>, т.е. значение реквизита Основание в чистом виде.

Закладка «Параметры заполнения документов»

Группа реквизитов Контрагент и договор для розничных продаж содержит реквизиты, которые будут использованы для заполнения субконто Контрагенты и Договоры для счета 205.хх при формировании бухгалтерских операций по продажам розничным покупателям.

Для оформления розничных продаж рекомендуем, завести служебного контрагента вида Физическое лицо (с наименованием, например, Розничный покупатель в группе ФИО) и служебный договор (например, Розничные продажи, вид договора — «С покупателем»).

Группа реквизитов Параметры заполнения документов реализации содержит реквизиты, которые будут по умолчанию подставляться при вводе нового документа Чек ККМ и при выборе кассы в форме журнала Рабочее место кассира-операциониста.

Форма «Рабочее место кассира-операциониста»

Рабочее место кассира-операциониста — журнал документов Чек ККМ и Чек ККМ на возврат, которые кассир-операционист оформляет в течение кассовой смены.

Реквизиты Кассовая смена и Учреждение устанавливают фильтр списка документов журнала.

Группа реквизитов Параметры вводимых чеков ККМ предназначены для автоматического заполнения соответствующих реквизитов вводимых документов Чек ККМ.

Наличие флага в графе «Чек пробит» списка документов — признак, что по документу чек пробит.

Кнопки панели инструментов

Кассовые смены – позволяет открыть список документов Кассовая смена. Из списка можно открыть и закрыть кассовую смену.

Отчеты по кассовым сменам – позволяет открыть список документов Отчет по кассовой смене.

Кассовые чеки коррекции – позволяет открыть список документов Кассовые чеки коррекции.

Кассовые чеки коррекции используются для корректировки данных уже закрытых кассовых смен.

Введенные чеки коррекции не отражаются в Z-отчете, который формируется ККТ при закрытии смены.

Скрыть параметры – позволяет скрыть панель реквизитов Параметры вводимых чеков ККМ.

Документ «Чек ККМ»

Документ предназначен для оформления чека ККМ.

При вводе нового документа реквизиты закладки Настройка рабочего места документа заполняются автоматически данными, указанными в форме журнала Рабочее место кассира-операциониста.

Флажок Розничный покупатель определяет вид покупателя.

Все расчеты по результатам работы кассовой смены в бухгалтерском учете отражаются в программе через счет расчетов 205.хх, который имеет два субконто Контрагенты и Договоры, и они должны быть заполнены.

Если оформляется реализация конкретному контрагенту, то флажок следует выключить. При этом станут видны реквизиты Контрагент и Договор, которые следует заполнить.

Если это реализация в розницу физическому лицу, то флажок следует включить. При этом реквизиты Контрагент и Договор не видны, однако при записи документа они будут заполнены автоматически данными, указанными в карточке кассы ККМ (справочник Кассы ККМ).

Закладка «Товары, услуги»

На закладке указываются реализуемые товары, услуги. Заполнение табличной части можно осуществить путем подбора (кнопка Подбор).

Подбор товаров производится из справочника Прейскурант. При подборе можно сразу указать количество реализуемого товара.

По умолчанию в качестве количества подставляется значение, указанное в карточке номенклатуры прейскуранта.

После заполнения табличной части, при необходимости, можно задать скидку. Скидку можно задать как для всех реализуемых товаров, так и для конкретной товарной позиции.

Для задания скидки (наценки) для всех реализуемых товаров следует использовать кнопку Добавить скидку панели инструментов таблицы Товары, услуги.

Если скидку (наценку) нужно задать только для конкретной товарной позиции, то ее следует добавлять непосредственно в нижнюю таблицу Скидки.

Нижняя таблица Скидки показывает скидки текущей товарной позиции верхней таблицы.

Для каждой товарной позиции можно задать несколько скидок.

Добавленные скидки можно удалить.

Для группового удаления скидки для всех товарных позиций следует использовать кнопку Отменить скидку панели инструментов таблицы Товары, услуги.

Для удаления скидки конкретной товарной позиции скидку следует удалять из нижней таблицы Скидки.

Для автоматического заполнения «правильных» цен при подборе товаров следует задать необходимый тип цены. Для задания типа цены следует нажать на гиперссылку Тип цены…..

Для автоматического заполнения цен указанного типа они должны быть заполнены для номенклатуры в карточке номенклатуры или документом Установка цен номенклатуры.

Закладка «Оплата»

На закладке оформляется позиция оплаты чека.

Признак способа расчета – следует указать признак способа расчета, выводимого в каждую товарную позицию печатной формы чека.

В списке выбора признака способа расчета нет позиций с частичной оплатой. Для выбора доступны значения:

Передача с полной оплатой;
Предоплата полная;
Оплата кредита;
Передача без оплаты.

Доступно два способа оплаты: Наличными или Платежной картой.

Сумма – сумма полученной оплаты. Можно заполнить автоматически по кнопке Заполнить или по клавише F5.

Email – адрес электронной почты покупателя. Если реквизит заполнен, то:

при включенном флажке Электронный чек (Email) передается программой «1С» в карточке кассы ККМ (справочник Кассы ККМ) программа попытается послать электронный чек покупателю по электронной почте.

О настройке отправки электронного чека покупателю по электронной почте программой можно посмотреть здесь.

если флажок в карточке кассы ККМ выключен, то программа не будет отправлять чек, но если реквизит Email будет заполнен, то этот адрес электронной почты будет передан с данными чека оператору фискальных данных (ОФД), и уже ОФД перешлет электронный чек покупателю.

Для пробития чека следует нажать на кнопку Пробить чек (Ctrl+П).

Документ «Чек ККМ на возврат»

Документ используется для оформления возврата по чеку, пробитому текущей кассовой сменой.

Документ вводится на основании документа Чек ККМ. В списке документов Чек ККМ следует установить курсор на документе, по которому производится возврат, и нажать на кнопку Чек ККМ на возврат.

В созданном документе следует скорректировать состав товарной части на закладке Товары, услуги, т.е. указать товары и количество, которое реально возвращается.

На закладке Возврат оплаты следует заполнить сумму возврата. Сумму возврата можно заполнить автоматически по кнопке Заполнить по указанным в документе номенклатуре и ее количеству.

Для пробития чека следует нажать кнопку Пробить чек (Ctrl+П).

Отражение данных кассовой смены в бухгалтерском учете

Для отражения результатов работы кассовой смены в бухгалтерском учете используется документ Отчет по кассовой смене.

Документ заполняется автоматически по кнопке Заполнить данными за смену и ручной корректировке не подлежит.

Документ проводок не формирует. Он интегрирует и группирует данные кассовой смены для их дальнейшего отражения в бухгалтерском учете.

Для отражения данных в бухгалтерском учете на основании документа Отчет по кассовой смене вводятся документы:

Приходный кассовый ордер — вводится для отражения в бухгалтерском учете поступления денег в кассу учреждения и изменения расчетов с контрагентами по оплате, т.е. для формирования проводок Д-т 201.34, К-т 205.хх.
Реализация материалов, Акт об оказании услуг — вводятся для отражения в бухгалтерском учете расчетов с контрагентами по отгрузке товаров, работ, услуг и формирования финансового результата:

Д-т 205.хх, К-т 401.10.130 – начисление за реализацию;

Д-т 401.10.130, К-т 105.хх – списание товаров (формируется только при реализации товаров).

По данным документа Отчет по кассовой смене можно ввести также документы Эквайринговая операция.

Данные в документе Отчет по кассовой смене группируются по закладкам формы.

Закладка «Наличными»

На закладке приведены данные продаж текущей кассовой смены, оплаченные наличными деньгами, а также возвраты наличных средств. Возвраты отражаются со знаком «-» (минус).

При вводе документа Приходный кассовый ордер на основании документа Отчет по кассовой смене данные для заполнения берутся с этой закладки. Заполнение документа Приходный кассовый ордер производится с учетом возвратов.

Все данные закладки могут быть оформлены одним документом Приходный кассовый ордер.

Закладка «По платежным картам»

На закладке приведены данные продаж, оплаченные платежными картами, а также данные возвратов по платежным картам. Возвраты отражаются со знаком «-» (минус).

Данные в таблице отражаются в сгруппированном виде.

Информация с закладки используется для формирования документов Эквайринговая операция. Документ Эквайринговая операция вводится по каждой строке таблицы. Для ввода документа следует выделить нужную строку и нажать на кнопку Создать эквайринговую операцию по выбранной строке.

Закладка «Товары»

На закладке приведены проданные и возвращенные за кассовую смену товары. Верхняя таблица содержит данные проданных товаров, нижняя – возвращенных.

Данные в таблицах сгруппированы по номенклатуре.

Информация с закладки используется при вводе документа Реализация материалов. Для формирования документа используется только номенклатура, реализованная розничному покупателю, т.е. при реализации которой, в документе Чек КММ был включен флажок Розничный покупатель. Также при вводе документа Реализация материалов учитываются возвраты товаров (по документам Чек КММ на возврат).

Т.к. бюджетная аналитика (статья аналитики оплаты чека ККМ) в проводках Д-т КПС.КФО.205.31, К-т КПС.КФО.401.10.КЭК определяется по каждой номенклатуре, то количество документов Реализация материалов, которые будут введены на основании документа Отчет по кассовой смене, определяется количеством различных статей аналитики, указанных для разных номенклатурных позиций таблицы. Т.е. в один документ Реализация материалов включаются товары с одинаковой статьей аналитики оплаты.

Закладка «Работы, услуги»

На закладке приведены проданные и отмененные за кассовую смену услуги, работы. Верхняя таблица содержит данные реализованных услуг, работ, нижняя – отмененных.

Данные в таблицах сгруппированы по номенклатуре.

Данные закладки используются при вводе документа Акт об оказании услуг. Для формирования документа используются только услуги, работы, реализованные розничному покупателю, т.е. при реализации которых, в документе Чек КММ был включен флажок Розничный покупатель. Также при вводе документа Акт об оказании услуг учитываются отмены продаж (по документам Чек КММ на возврат).

Т.к. бюджетная аналитика (статьи аналитики оплаты чека ККМ) в проводках Д-т КПС.КФО.205.31, К-т КПС.КФО.401.10.КЭК определяется по каждой номенклатуре, то количество документов Акт об оказании услуг, которые будут введены на основании документа Отчет по кассовой смене, определяется количеством различных статей аналитики, указанных для разных номенклатурных позиций таблицы.

Закладка «Чеки ККМ»

Данные закладки — суть реестр пробитых за смену чеков. В верхней таблице приведены чеки на продажу (документы Чек КММ), в нижней — на возврат (документы Чек КММ на возврат).